Curso Online de Curso de Gestão de Documentos
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Este curso apresenta o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em...

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Este curso apresenta o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando eliminação ou recolhimento para guarda permanente de documentos

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- Emilio Vaz Rodrigues

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  • Curso Gestão de Documentos

    Curso Gestão de Documentos

    GPC - Consultoria e Treinamento

  • Definição de Gestão de Documentos

    Definição de Gestão de Documentos

    Definição de Gestão de Documentos: “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Artigo 3º Lei nº 8.159/91).

    Art. 1º Lei nº 8.159/91: ”É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

    Art. 4º Lei nº 8.159/91: “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”.

  • Art. 6º Lei nº 8.159/91: Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

    Conforme estabelecido em Lei a Gestão de Documentos está diretamente ligada com o uso de técnicas arquivísticas, que facilitam a localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e acúmulo de documentos desnecessários. (Santos, 2002).

  • Objetivos da Gestão de Documentos

    Objetivos da Gestão de Documentos

    A gestão de documentos tem por objetivos fundamentais (PAES, 2005):

    • Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos;

    • Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico;

    • Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos;

    • Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.

    Os documentos podem assumir características distintas quanto aos aspectos físicos e de apresentação. Assim sendo, é correto afirmar que os documentos possuem elementos característicos, sendo:

  • Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. É a base física dos documentos. Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel.

    Formato – configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.

    Gênero – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens).

  • Espécie – configuração que um documento assume de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão, declaração, relatório, ata.

    Tipo – configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, relatório de atividades, relatório técnico, etc.

    No caso dos documentos eletrônicos, acrescentem-se outros elementos tais como:

    Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros.
    Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de anexos e outros.
    Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).

  • Procedimentos para Gestão de Documentos

    Procedimentos para Gestão de Documentos

    A gestão de documentos impõe regras para análise e correto destino da documentação, sendo:

    1º) Designar Comissão para avaliação de documentos; (avaliação é um termo utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos).

    2º) Diagnóstico do acervo;

    3º) Seleção por assunto;

    4º) Uso das informações; (de que maneira as informações serão utilizadas e a freqüência).

    5º) Definir prazos de guarda: plano de classificação (assunto); tabela de temporalidade; Lista de eliminação;

  • Classificação de Documentos

    Classificação de Documentos

    Vamos conhecer a classificação universal do conhecimento, cujo método é adotado nas bibliotecas do mundo inteiro.

    O Código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

    A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento.

    A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

  • Método Mevil Dewey

    Método Mevil Dewey

    Um importante método de classificação de documentos foi desenvolvido por Mevil Dewey. (1851-1931). Este método é utilizado nas Bibliotecas, e, em grande parte também por Instituições públicas e privadas. O método apresenta configuração decimal, sendo:

    000 – Obras Gerais
    100 – Filosofia
    200 – Religião
    300 – Ciências Sociais
    400 – Lingüística
    500 – Ciências Puras
    600 – Ciências Aplicadas
    700 – Artes divertimentos
    800 – Literatura
    900 – História Geografia.

  • Adaptação para Administração Pública

    Adaptação para Administração Pública

    Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administração pública e teremos a seguinte configuração:

    O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administração Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos.1

    As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.

    Vamos a um exemplo aplicado ao setor público com o código 000 – Administração Geral:

  • 010 – Organização e Funcionamento: classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.

    020 – Pessoal: incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.

    030 – Material: são classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.

    040 – Patrimônio: classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.


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