Curso Online de Assistente Administrativo Completo - Excelente

Assistente Administrativo

Assistente Administrativo

Autor(a): Élcio Lopes Guimarães.
1ª Edição – 2014

Sumário

Capítulo 1 - Relacionamento Interpessoal

1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12

O que é Relacionamento Interpessoal?
Fator Humano nas Organizações.
O Grupo
O Indivíduo
Como participar de um grupo de Trabalho
Como dirigir um grupo de pessoas
Relações Humanas entre os grupos
Relações entre Organizações
As comunicações
Reuniões
Tensões
Maturidade Profissional

Capítulo 2 - Fundamentos Empresariais

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11

A empresa.
Sociedades Comerciais
Sociedades Anônimas
Ambiente Organizacional Interno
Estrutura Organizacional
Ambiente Organizacional Externo
Administração
Planejamento
Plano de Negócio
Empreendedorismo
Administração de Tempo

Capítulo 3 - Noções Contábeis

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9

Conceitos de contabilidade
Patrimônio
Bens
Direitos
Obrigações
Origem e Aplicação dos Recursos
Escrituração
Livros Contábeis
Contas: Conceitos e Funções

3.10 Terminologia Contábil
3.11 Dicas e Lembretes

Capítulo 4 - Departamento financeiro

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9

Departamento Financeiro
Impostos
Documentos e Controles
Noções sobre juros
Como pagar uma compra ?
Duplicata
Ordem de emissão dos documentos
Recibos
Controle financeiros

Capítulo 5 - Departamento Comercial

5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8

Conceitos de Marketing
Marketing de Varejo
Marketing: As funções operacionais básicas de Marketing
Vendas
Processo de Compra
Etapas do Processo de Compra
Telemarketing
Qualidade Total

Apresentação

O mercado de trabalho está cada dia mais competitivo. Sabemos que para manter a
empregabilidade, precisamos sempre que possível, participar de cursos, especializações,
manter o contínuo aperfeiçoamento e reciclagem em nossa área de atuação.
O perfil do assistente administrativo é de uma pessoa dinâmica, comunicativa, pró-
ativa, líder, empreendedora, que possua uma visão sistêmica da empresa e procure
sempre a otimização dos seus processos, a redução de custos e principalmente que
busque um bom resultado e desempenho das suas funções.

Neste livro, você terá uma noção de psicologia comportamental na unidade de
relacionamentos pessoais, noções de administração e direito comercial, noções de
contabilidade, noções de títulos de crédito e das rotinas que envolvem o financeiro como:
controles, fluxos, extratos, noções de marketing, telemarketing, dicas de atendimento,
qualidade no atendimento e noções de departamento comercial.

Capítulo 1
Relacionamento Interpessoal

Neste capítulo você aprenderá como interpretar técnicas e atitudes no
relacionamento humano, verá como obter bons resultados com as relações interpessoais
no ambiente de trabalho e aprenderá também como desenvolver seu espírito de equipe e
de liderança.

1.1 O que é Relacionamento Interpessoal?

Relacionamento interpessoal é energizar e
extrair de cada encontro todo potencial de criar,
mudar e desenvolver pessoas.
O relacionamento interpessoal é uma estratégia
de longo prazo para melhorar a qualidade, os
serviços e as relações.
Um ser humano equilibrado em suas relações pode desenvolver o senso de
propriedade orgulhando-se do seu trabalho e buscando incessantemente formas de fazê-lo
cada vez melhor.
Relacionamento interpessoal é compreensível quando se pensa em gestão
participativa, pois cada colaborador é parte e dono do negócio institucional e usa sua
capacidade de tomar decisões e implementá-las para que o negócio funcione.

1.2 Fator Humano nas organizações

Fique atento (a) para entender sobre o fator humano nas organizações.

Estudo do Fator Humano

O estudo das Relações Interpessoais no trabalho é da mais alta relevância. Quando
as empresas eram pequenas, quando o trabalho se fazia (na maioria das vezes) no interior
da própria família, o problema do fator humano não era tão complexo.
Com o crescimento das organizações, os ambientes de trabalho sofreram
modificações radicais, em todos os sentidos, sendo certo que o não reconhecimento da
existência dessas relações leva os empreendimentos às situações difíceis.

Em toda administração esclarecida, há o reconhecimento

das relações

interpessoais. Na política administrativa, as Relações Interpessoais constituem-se na
integração dos indivíduos numa situação de trabalho, de modo que o elemento somado ao
grupo colaborador tenha a máxima satisfação ao executar sua função e ao conviver com
seus colegas de trabalho.

Portanto, para obter um bom Relacionamento Interpessoal é necessário motivar os
indivíduos para que cooperem produtivamente e com satisfação econômica, psicológica e
social.

A multiplicação dos acidentes de trabalho, o aparecimento de doenças profissionais,
os fracassos de indivíduos inaptos, os problemas de relacionamento interpessoal (atritos,
rivalidades, ciúmes) e psicológicos (stress, depressão, incapacidade de dirigir, fobias)
fizeram com que nos preocupemos mais com a gestão de pessoas.

O capital humano é o principal recurso dentro da empresa e na Era do
conhecimento, buscamos o bem-estar das pessoas e a sua qualidade de vida dentro da
organização, e se não levarmos em conta o principal recurso dentro da empresa, que são
as pessoas, podemos levar empreendimentos promissores a fracassos totais.
No começo do século XX, na Era da Revolução Industrial, com a divisão do
trabalho, o ser humano começou a ser comparado à máquina.

Então começou a se sentir desmotivado, pois não sentia mais a mesma razão
de trabalhar como antigamente quando era um artesão, e com satisfação
admirava suas obras, criadas pelas próprias mãos.

O estímulo de antigamente não podia mais ser o seu estímulo, diante da monotonia
de um trabalho sem motivos aparentes. O homem estava se tornando, cada vez mais,
peça de engrenagem, autômato e escravo.

O estudo das relações interpessoais e a resolução dos problemas
atinentes a este, não podem mais ficar ausentes da organização
moderna, pois o homem é mais importante que a máquina.

O homem é capaz de fabricar uma máquina, mas nunca se viu a
máquina por si só fabricar um homem.

O estudo das relações interpessoais nas organizações pode ser dividido em três

partes principais, conforme a seguir:

a) Adaptação do homem ao trabalho
b) Adaptação do trabalho ao homem
c) Adaptação do homem ao homem

a) Adaptação do Homem ao Trabalho:

Conta-se uma história que se passou em um estabelecimento comercial.

Um dos vendedores mais antigos estava completamente desajustado; não queria

mais vender, ficava só conversando com os colegas na hora do trabalho.

Seu nível mental era superior ao exigido para vendedor, ele se interessava em

dirigir outros serviços e tinha temperamento independente.

Por outro lado, depois de mais de 15 anos de firma, sentia-se desanimado, pois os
seus dirigentes tinham o hábito de contratar chefes e gerentes de fora, sem procurar saber
se antigos empregados poderiam ser promovidos para os mesmos lugares.

É possível hoje, com relativa facilidade, por meio de exames psicológicos,
classificarem as pessoas em funções das suas aptidões, gostos, interesses e
personalidade.

Outro aspecto importante é o aperfeiçoamento do pessoal em exercício, o que

constitui excelente estímulo para todos que queiram progredir na vida.

Se o aparelho telefônico de um diretor, que recebe muitos telefonemas estiver em
uma mesinha três ou quatro metros distante de sua mesa de trabalho, gastará muito mais
energia do que se o aparelho estiver ao alcance de sua mão.

Do mesmo modo que o diretor, um carimbador que mantém a almofada do carimbo
um metro longe das mãos gastará mais tempo ou produzirá menos. Visto que, para operar
com 100 envelopes, terá que percorrer com o braço o total de 200 metros, o que seria
reduzido a 10 metros se a almofada estivesse ao seu lado.

É por conseguinte, necessário eliminar os movimentos inúteis para aumentar a
produtividade. A organização de repousos intercalados de hora em hora ou conforme o
caso aumenta o rendimento em vez de diminuí-lo, como se poderia pensar à primeira
vista.

Certas experiências mostraram que, diminuindo o número de horas de serviço,

conseguiu-se aumentar o rendimento.

A regra inversa também é verdadeira. É conhecido, por exemplo, que os governos
aliados durante a guerra viram o rendimento das fábricas diminuírem após ter aumentado
o número de horas de trabalho. Demonstrou-se a realidade paradoxal: é possível produzir
mais, trabalhando menos.

b) Adaptação do Trabalho ao Homem

Cada ser humano carrega consigo algum descontentamento particular e a empresa

terá que respeitar a individualidade dos empregados.

Este é um aspecto complexo e difícil, porque estabelecer e manter boas condições

de trabalho ao homem não é fácil.

Devemos lembrar também que, executar os mesmos movimentos durante longo
tempo, acarreta fadiga postural e diminuição da circulação, o que influencia adversamente
a eficiência das pessoas.

c) Adaptação do Homem ao Homem

Às vezes, ouvimos estas palavras de dirigentes: “Consegui bons salários para o
meu pessoal”, “consegui tratamento médico, dentário”, “abono de natal”, “estou
classificando o pessoal com testes psicológicos e apesar de tudo isso, a coisa não anda!”
Muitas vezes a expressão “A coisa não anda”, pode estar diretamente relacionada
ao fato de que, ainda não foi criado dentro da empresa um ambiente de trabalho feito de
confiança mútua e respeito humano.

Funcionários que recebem ordens secas a serem cumpridas, sem a mínima

explicação e satisfação não trabalham e não produzem com satisfação.

* Sabe-se hoje que uma pessoa ciente da importância do seu trabalho e do seu
respectivo valor produz muito mais do que uma pessoa de qual se pede simplesmente
obediência.

* As reuniões periódicas com dirigentes e demais funcionários em que se debatem
os problemas da empresa, criam um ambiente de confiabilidade e cordialidade.

Queremos lembrar aqui o apelo lançado por um psicólogo americano que dizia:

“Você pode comprar o tempo de um homem

Você pode comprar a presença física de um homem em um determinado lugar;
Você pode comprar certa atividade muscular, pagando-a por hora ou por dia;
Mas você não pode comprar entusiasmo;
Você não pode comprar iniciativa;
Você não pode comprar lealdade;

Você não pode comprar devoção de corações, de espíritos, de almas;
Essas virtudes você deve conquistá-las”.

O líder é a pessoa que consegue a cooperação dos membros da organização que ele
dirige.

Quando, por exemplo, se escolhe uma secretária para um dirigente, não basta esta

pessoa ter inteligência, cultura geral e especialidades adequadas.

É necessário que os temperamentos se combinem; dirigente instável e desordenado

precisa de secretária atenciosa, extremamente ordenada e metódica.

Colocar uma secretária de temperamento independente com um chefe de natureza

autoritária leva quase sempre a conflitos e atritos sérios.

Atividade pessoal para reflexão:

Responda para você mesmo...

1) O que eu faço bem?

2) O que é que eu gostaria (ou necessitaria) fazer melhor?

3) O que é que eu não gosto, mas tenho que fazer em minha situação atual?
4) Que aspirações ainda não transformei em planos de ação?
5) Que tipos de recompensas são mais significativas para mim?

1.3 O grupo

Agora você aprenderá como é a relação de um grupo.

O que é grupo Social

Grupo social são pessoas que se encontram, se reúnem, para jogar futebol,

construir uma ponte, ou, simplesmente conversar.

Grupo é toda reunião de indivíduos em torno de um objetivo comum.
O grupo pode formar-se espontaneamente:

* como é o caso de crianças num parque, que se procuram sem se conhecerem, para
brincarem juntas;
* é o caso, também, de alguns homens que se reúnem no campo, para apagar o fogo da
casa de um vizinho, ou num escritório, para conseguir algum benefício em seu favor.

Quando a formação do grupo foi voluntariamente planejada, antes de ser formado
ou depois da sua aparição espontânea, podemos falar de grupo organizado.
Clubes, times esportivos, turmas de alunos, comissões técnicas ou políticas,
batalhões militares e equipes de operários são grupos organizados.

Composição e estrutura dos Grupos Sociais

Dentro de um grupo social, há laços de amizade, de simpatia ou mesmo antipatia,
tais que podem reforçar a coesão do grupo ou destruir a sua eficácia.
Estes laços existem por motivos psicológicos (simpatia), ou sociais (atividade em
comum).

Por exemplo: Duas pessoas:

“A” gosta de trabalhar com “B”.
Neste caso, representaremos a relação dos indivíduos “A” e “B” da seguinte forma:

A B
Outro caso possível: “B” gosta de trabalhar com ”A”
Neste caso, a relação dos dois indivíduos “A” e “B” é assim representada:

A

B

Pode acontecer também que “A” gosta de trabalhar com “B”, e “B” também gosta de
trabalhar com “A”.

A representação da relação dos dois indivíduos agora é a seguinte:

A

B

Este último é o grupo social mais elementar no seu estado ideal.

A produtividade do grupo composto por dois indivíduos que se antipatizam:

A

B

É em geral menor que no caso de uma escolha recíproca.

A

B

Em que os dois se simpatizam e colaboram um com o outro.

Dentro de grupos maiores existem subgrupos com relações triangulares simples
como neste caso:

C

A

Ou recíprocas:
C

A

B

B

Constituindo um átomo social.

Além das relações triangulares, existem os “átomos sociais” de forma pentagonal,
hexagonal, etc.
Da mesma forma, os grupos têm, entre si, relações de simpatia ou de antipatia.
As observações feitas, tanto no estrangeiro como no Brasil, mostram que em uma
empresa ou em uma equipe de trabalho, todas estas relações convergem ou divergem, no
seguinte esquema:

F

G

N

E

H

I

D

A

B

J

C

M

K

L

Tal como os que foram levantados pelo CEPA “Centro de Psicologia Aplicada”, em
grandes empresas do Rio de Janeiro, depois de ter perguntado a cada um: “Com quem
gostaria de trabalhar”?
Nele, além de grupos de duas empresas com escolha unívoca (D e C) ou recíproca
(M e B) dos átomos sociais triangulares (B, J. K), existem indivíduos que não foram
escolhidos (N) e que não escolheram ninguém.