Curso Online de Assistente Administrativo Completo - Excelente
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Curso Online de Assistente Administrativo Completo - Excelente

O Assistente Administrativo é o profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa, auxiliando o administrador em ...

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O Assistente Administrativo é o profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle de gestão financeira, administração, organização de arquivos, gerência de informações, revisão de documentos entre outras atividades.
Um Assistente Administrativo controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, coordenando as atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organizando os arquivos e gerenciando informações.
Está sob a responsabilidade de um Assistente Administrativo receber e remessar correspondências e documentos, controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar trabalho de logística da empresa, enviar documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e apresentar relatório financeiro coordenando o departamento de compras e sempre manter organizados arquivos e cadastros da empresa.
O Assistente Administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área ter conhecimentos de informática, além de boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, boa comunicação, boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade.

Docente a 21 anos, Licenciado em Pedagogia, Matemática, Bacharel em Sistemas de Informação, Bacharel em Direito.


- João Felipe Da Silva

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  • Assistente Administrativo

  • Assistente Administrativo

    Autor(a): Élcio Lopes Guimarães.
    1ª Edição – 2014

  • Sumário

    Capítulo 1 - Relacionamento Interpessoal

    1.1
    1.2
    1.3
    1.4
    1.5
    1.6
    1.7
    1.8
    1.9
    1.10
    1.11
    1.12

    O que é Relacionamento Interpessoal?
    Fator Humano nas Organizações.
    O Grupo
    O Indivíduo
    Como participar de um grupo de Trabalho
    Como dirigir um grupo de pessoas
    Relações Humanas entre os grupos
    Relações entre Organizações
    As comunicações
    Reuniões
    Tensões
    Maturidade Profissional

    Capítulo 2 - Fundamentos Empresariais

    2.1
    2.2
    2.3
    2.4
    2.5
    2.6
    2.7
    2.8
    2.9
    2.10
    2.11

    A empresa.
    Sociedades Comerciais
    Sociedades Anônimas
    Ambiente Organizacional Interno
    Estrutura Organizacional
    Ambiente Organizacional Externo
    Administração
    Planejamento
    Plano de Negócio
    Empreendedorismo
    Administração de Tempo

    Capítulo 3 - Noções Contábeis

    3.1
    3.2
    3.3
    3.4
    3.5
    3.6
    3.7
    3.8
    3.9

    Conceitos de contabilidade
    Patrimônio
    Bens
    Direitos
    Obrigações
    Origem e Aplicação dos Recursos
    Escrituração
    Livros Contábeis
    Contas: Conceitos e Funções

  • 3.10 Terminologia Contábil
    3.11 Dicas e Lembretes

    Capítulo 4 - Departamento financeiro

    4.1
    4.2
    4.3
    4.4
    4.5
    4.6
    4.7
    4.8
    4.9

    Departamento Financeiro
    Impostos
    Documentos e Controles
    Noções sobre juros
    Como pagar uma compra ?
    Duplicata
    Ordem de emissão dos documentos
    Recibos
    Controle financeiros

    Capítulo 5 - Departamento Comercial

    5.1
    5.2
    5.3
    5.4
    5.5
    5.6
    5.7
    5.8

    Conceitos de Marketing
    Marketing de Varejo
    Marketing: As funções operacionais básicas de Marketing
    Vendas
    Processo de Compra
    Etapas do Processo de Compra
    Telemarketing
    Qualidade Total

  • Apresentação

    O mercado de trabalho está cada dia mais competitivo. Sabemos que para manter a
    empregabilidade, precisamos sempre que possível, participar de cursos, especializações,
    manter o contínuo aperfeiçoamento e reciclagem em nossa área de atuação.
    O perfil do assistente administrativo é de uma pessoa dinâmica, comunicativa, pró-
    ativa, líder, empreendedora, que possua uma visão sistêmica da empresa e procure
    sempre a otimização dos seus processos, a redução de custos e principalmente que
    busque um bom resultado e desempenho das suas funções.

    Neste livro, você terá uma noção de psicologia comportamental na unidade de
    relacionamentos pessoais, noções de administração e direito comercial, noções de
    contabilidade, noções de títulos de crédito e das rotinas que envolvem o financeiro como:
    controles, fluxos, extratos, noções de marketing, telemarketing, dicas de atendimento,
    qualidade no atendimento e noções de departamento comercial.

  • Capítulo 1
    Relacionamento Interpessoal

    Neste capítulo você aprenderá como interpretar técnicas e atitudes no
    relacionamento humano, verá como obter bons resultados com as relações interpessoais
    no ambiente de trabalho e aprenderá também como desenvolver seu espírito de equipe e
    de liderança.

    1.1 O que é Relacionamento Interpessoal?

    Relacionamento interpessoal é energizar e
    extrair de cada encontro todo potencial de criar,
    mudar e desenvolver pessoas.
    O relacionamento interpessoal é uma estratégia
    de longo prazo para melhorar a qualidade, os
    serviços e as relações.
    Um ser humano equilibrado em suas relações pode desenvolver o senso de
    propriedade orgulhando-se do seu trabalho e buscando incessantemente formas de fazê-lo
    cada vez melhor.
    Relacionamento interpessoal é compreensível quando se pensa em gestão
    participativa, pois cada colaborador é parte e dono do negócio institucional e usa sua
    capacidade de tomar decisões e implementá-las para que o negócio funcione.

    1.2 Fator Humano nas organizações

    Fique atento (a) para entender sobre o fator humano nas organizações.

    Estudo do Fator Humano

    O estudo das Relações Interpessoais no trabalho é da mais alta relevância. Quando
    as empresas eram pequenas, quando o trabalho se fazia (na maioria das vezes) no interior
    da própria família, o problema do fator humano não era tão complexo.
    Com o crescimento das organizações, os ambientes de trabalho sofreram
    modificações radicais, em todos os sentidos, sendo certo que o não reconhecimento da
    existência dessas relações leva os empreendimentos às situações difíceis.

    Em toda administração esclarecida, há o reconhecimento

    das relações

    interpessoais. Na política administrativa, as Relações Interpessoais constituem-se na
    integração dos indivíduos numa situação de trabalho, de modo que o elemento somado ao
    grupo colaborador tenha a máxima satisfação ao executar sua função e ao conviver com
    seus colegas de trabalho.

  • Portanto, para obter um bom Relacionamento Interpessoal é necessário motivar os
    indivíduos para que cooperem produtivamente e com satisfação econômica, psicológica e
    social.

    A multiplicação dos acidentes de trabalho, o aparecimento de doenças profissionais,
    os fracassos de indivíduos inaptos, os problemas de relacionamento interpessoal (atritos,
    rivalidades, ciúmes) e psicológicos (stress, depressão, incapacidade de dirigir, fobias)
    fizeram com que nos preocupemos mais com a gestão de pessoas.

    O capital humano é o principal recurso dentro da empresa e na Era do
    conhecimento, buscamos o bem-estar das pessoas e a sua qualidade de vida dentro da
    organização, e se não levarmos em conta o principal recurso dentro da empresa, que são
    as pessoas, podemos levar empreendimentos promissores a fracassos totais.
    No começo do século XX, na Era da Revolução Industrial, com a divisão do
    trabalho, o ser humano começou a ser comparado à máquina.

    Então começou a se sentir desmotivado, pois não sentia mais a mesma razão
    de trabalhar como antigamente quando era um artesão, e com satisfação
    admirava suas obras, criadas pelas próprias mãos.

    O estímulo de antigamente não podia mais ser o seu estímulo, diante da monotonia
    de um trabalho sem motivos aparentes. O homem estava se tornando, cada vez mais,
    peça de engrenagem, autômato e escravo.

    O estudo das relações interpessoais e a resolução dos problemas
    atinentes a este, não podem mais ficar ausentes da organização
    moderna, pois o homem é mais importante que a máquina.

    O homem é capaz de fabricar uma máquina, mas nunca se viu a
    máquina por si só fabricar um homem.

    O estudo das relações interpessoais nas organizações pode ser dividido em três

    partes principais, conforme a seguir:

    a) Adaptação do homem ao trabalho
    b) Adaptação do trabalho ao homem
    c) Adaptação do homem ao homem

    a) Adaptação do Homem ao Trabalho:

    Conta-se uma história que se passou em um estabelecimento comercial.

    Um dos vendedores mais antigos estava completamente desajustado; não queria

    mais vender, ficava só conversando com os colegas na hora do trabalho.

    Seu nível mental era superior ao exigido para vendedor, ele se interessava em

    dirigir outros serviços e tinha temperamento independente.

    Por outro lado, depois de mais de 15 anos de firma, sentia-se desanimado, pois os
    seus dirigentes tinham o hábito de contratar chefes e gerentes de fora, sem procurar saber
    se antigos empregados poderiam ser promovidos para os mesmos lugares.

    É possível hoje, com relativa facilidade, por meio de exames psicológicos,
    classificarem as pessoas em funções das suas aptidões, gostos, interesses e
    personalidade.

  • Outro aspecto importante é o aperfeiçoamento do pessoal em exercício, o que

    constitui excelente estímulo para todos que queiram progredir na vida.

    Se o aparelho telefônico de um diretor, que recebe muitos telefonemas estiver em
    uma mesinha três ou quatro metros distante de sua mesa de trabalho, gastará muito mais
    energia do que se o aparelho estiver ao alcance de sua mão.

    Do mesmo modo que o diretor, um carimbador que mantém a almofada do carimbo
    um metro longe das mãos gastará mais tempo ou produzirá menos. Visto que, para operar
    com 100 envelopes, terá que percorrer com o braço o total de 200 metros, o que seria
    reduzido a 10 metros se a almofada estivesse ao seu lado.

    É por conseguinte, necessário eliminar os movimentos inúteis para aumentar a
    produtividade. A organização de repousos intercalados de hora em hora ou conforme o
    caso aumenta o rendimento em vez de diminuí-lo, como se poderia pensar à primeira
    vista.

    Certas experiências mostraram que, diminuindo o número de horas de serviço,

    conseguiu-se aumentar o rendimento.

    A regra inversa também é verdadeira. É conhecido, por exemplo, que os governos
    aliados durante a guerra viram o rendimento das fábricas diminuírem após ter aumentado
    o número de horas de trabalho. Demonstrou-se a realidade paradoxal: é possível produzir
    mais, trabalhando menos.

    b) Adaptação do Trabalho ao Homem

    Cada ser humano carrega consigo algum descontentamento particular e a empresa

    terá que respeitar a individualidade dos empregados.

    Este é um aspecto complexo e difícil, porque estabelecer e manter boas condições

    de trabalho ao homem não é fácil.

    Devemos lembrar também que, executar os mesmos movimentos durante longo
    tempo, acarreta fadiga postural e diminuição da circulação, o que influencia adversamente
    a eficiência das pessoas.

    c) Adaptação do Homem ao Homem

    Às vezes, ouvimos estas palavras de dirigentes: “Consegui bons salários para o
    meu pessoal”, “consegui tratamento médico, dentário”, “abono de natal”, “estou
    classificando o pessoal com testes psicológicos e apesar de tudo isso, a coisa não anda!”
    Muitas vezes a expressão “A coisa não anda”, pode estar diretamente relacionada
    ao fato de que, ainda não foi criado dentro da empresa um ambiente de trabalho feito de
    confiança mútua e respeito humano.

    Funcionários que recebem ordens secas a serem cumpridas, sem a mínima

    explicação e satisfação não trabalham e não produzem com satisfação.

    * Sabe-se hoje que uma pessoa ciente da importância do seu trabalho e do seu
    respectivo valor produz muito mais do que uma pessoa de qual se pede simplesmente
    obediência.

  • * As reuniões periódicas com dirigentes e demais funcionários em que se debatem
    os problemas da empresa, criam um ambiente de confiabilidade e cordialidade.

    Queremos lembrar aqui o apelo lançado por um psicólogo americano que dizia:

    “Você pode comprar o tempo de um homem

    Você pode comprar a presença física de um homem em um determinado lugar;
    Você pode comprar certa atividade muscular, pagando-a por hora ou por dia;
    Mas você não pode comprar entusiasmo;
    Você não pode comprar iniciativa;
    Você não pode comprar lealdade;

    Você não pode comprar devoção de corações, de espíritos, de almas;
    Essas virtudes você deve conquistá-las”.

    O líder é a pessoa que consegue a cooperação dos membros da organização que ele
    dirige.

    Quando, por exemplo, se escolhe uma secretária para um dirigente, não basta esta

    pessoa ter inteligência, cultura geral e especialidades adequadas.

    É necessário que os temperamentos se combinem; dirigente instável e desordenado

    precisa de secretária atenciosa, extremamente ordenada e metódica.

    Colocar uma secretária de temperamento independente com um chefe de natureza

    autoritária leva quase sempre a conflitos e atritos sérios.

    Atividade pessoal para reflexão:

    Responda para você mesmo...

    1) O que eu faço bem?

    2) O que é que eu gostaria (ou necessitaria) fazer melhor?

    3) O que é que eu não gosto, mas tenho que fazer em minha situação atual?
    4) Que aspirações ainda não transformei em planos de ação?
    5) Que tipos de recompensas são mais significativas para mim?

    1.3 O grupo

    Agora você aprenderá como é a relação de um grupo.

    O que é grupo Social

    Grupo social são pessoas que se encontram, se reúnem, para jogar futebol,

    construir uma ponte, ou, simplesmente conversar.

    Grupo é toda reunião de indivíduos em torno de um objetivo comum.
    O grupo pode formar-se espontaneamente:

  • * como é o caso de crianças num parque, que se procuram sem se conhecerem, para
    brincarem juntas;
    * é o caso, também, de alguns homens que se reúnem no campo, para apagar o fogo da
    casa de um vizinho, ou num escritório, para conseguir algum benefício em seu favor.

    Quando a formação do grupo foi voluntariamente planejada, antes de ser formado
    ou depois da sua aparição espontânea, podemos falar de grupo organizado.
    Clubes, times esportivos, turmas de alunos, comissões técnicas ou políticas,
    batalhões militares e equipes de operários são grupos organizados.

    Composição e estrutura dos Grupos Sociais

    Dentro de um grupo social, há laços de amizade, de simpatia ou mesmo antipatia,
    tais que podem reforçar a coesão do grupo ou destruir a sua eficácia.
    Estes laços existem por motivos psicológicos (simpatia), ou sociais (atividade em
    comum).

    Por exemplo: Duas pessoas:

    “A” gosta de trabalhar com “B”.
    Neste caso, representaremos a relação dos indivíduos “A” e “B” da seguinte forma:

    A B
    Outro caso possível: “B” gosta de trabalhar com ”A”
    Neste caso, a relação dos dois indivíduos “A” e “B” é assim representada:

    A

    B

    Pode acontecer também que “A” gosta de trabalhar com “B”, e “B” também gosta de
    trabalhar com “A”.

    A representação da relação dos dois indivíduos agora é a seguinte:

    A

    B

    Este último é o grupo social mais elementar no seu estado ideal.

    A produtividade do grupo composto por dois indivíduos que se antipatizam:

    A

    B

    É em geral menor que no caso de uma escolha recíproca.

    A

    B

  • Em que os dois se simpatizam e colaboram um com o outro.

    Dentro de grupos maiores existem subgrupos com relações triangulares simples
    como neste caso:

    C

    A

    Ou recíprocas:
    C

    A

    B

    B

    Constituindo um átomo social.

    Além das relações triangulares, existem os “átomos sociais” de forma pentagonal,
    hexagonal, etc.
    Da mesma forma, os grupos têm, entre si, relações de simpatia ou de antipatia.
    As observações feitas, tanto no estrangeiro como no Brasil, mostram que em uma
    empresa ou em uma equipe de trabalho, todas estas relações convergem ou divergem, no
    seguinte esquema:

    F

    G

    N

    E

    H

    I

    D

    A

    B

    J

    C

    M

    K

    L

    Tal como os que foram levantados pelo CEPA “Centro de Psicologia Aplicada”, em
    grandes empresas do Rio de Janeiro, depois de ter perguntado a cada um: “Com quem
    gostaria de trabalhar”?
    Nele, além de grupos de duas empresas com escolha unívoca (D e C) ou recíproca
    (M e B) dos átomos sociais triangulares (B, J. K), existem indivíduos que não foram
    escolhidos (N) e que não escolheram ninguém.


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