Curso Online de Organização, sistemas e métodos

Curso Online de Organização, sistemas e métodos

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A OSM (Organização, Sistemas e Métodos) é uma das áreas da Administração que tem como papel proporcionar às organizações as melhores formas e práticas para otimizar seu desempenho, sua modelagem organizacional, estudar os fluxos operacionais, a distribuição física dos recursos, além de recomendar regras de conduta e ação para normalizar os procedimentos.
Este curso, composto por dez capítulos, apresenta uma visão ampla do que é OSM e suas principais aplicações, visando a servir de efetiva contribuição a todos que buscam o aumento da eficiência e eficácia das organizações, por meio do uso das ferramentas aplicadas às organizações contemporâneas.

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  • Organização, sistemas e métodos

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    Sistemas
    As mudanças em curso não envolvem apenas o conjunto de habilidades que uma empresa precisa no momento, pois estas também mudam.

    (Alvin Toffler)

    A Teoria Geral de Sistemas, sem dúvida o grande marco da ciên- cia, proporcionou aos estudiosos um caminho para tratar de forma complexa as realidades complexas. O pensamento sistêmico signifi- ca observar o todo como um processo, que é composto por partes independentes que interagem na busca de objetivos comuns, inte- grando o ambiente interno ao externo e suas inter-relações. A evolu- ção, o desenvolvimento e as aplicações da Teoria Geral de Sistemas nas organizações serão tratados neste capítulo.

    1.1 Uma breve evolução das teorias administrativas
    Os principais fundamentos de Organização, Sistemas e Métodos são derivados das pioneiras teorias da Administração, que buscavam dispor aos gestores teorias e ferramentas para me- lhor gerir as organizações.
    A Teoria Científica surgiu nos Estados Unidos no final do século XIX, e o termo é derivado de uma era que despertou para o desenvolvimento das ciências, influenciada pelos precursores da Administração, que eram engenheiros. A fase inicial da Teoria Científica debruçou-se sobre as atividades das pessoas no local de trabalho. Por meio de observações, percepções, entrevistas

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    Organização, sistemas e métodos
    e estudos, definiram-se alguns importantes princípios, como a divisão do trabalho e a especialização dos operários. A conti- nuidade das pesquisas identificou outros fatores relacionados ao ambiente de trabalho, como iluminação, ventilação, tempos e movimentos, na busca da melhoria do desempenho e do aumento da produtividade e da lucratividade. Os grandes expoentes dessa escola foram Frederick Taylor e Henry Ford.
    Com a preocupação de aprimorar as operações internas, surge a Teoria Clássica, na França. Assemelha-se a sua segunda fase à Teoria Científica, por identificar de forma similar a necessidade da divisão do trabalho, a especialização do operário e o consequente aumento da produtividade. Fayol contribuiu com a visão de gerir as empresas por inteiro, sob a ótica da alta direção, e proporcionou um conjunto de contribuições para aprimorar a administração e as estruturas organizacionais.
    Paralelamente, outras correntes do pensamento administrativo emergiram embasadas em conceitos, ideias e constatações de que as pessoas produzem mais nas funções para as quais têm maior aptidão e profissionais treinados produzem mais e sem erros. Outro fator percebido nas jornadas de trabalho e em pesquisas foi o relaciona- mento dos funcionários, entre eles e a organização, identificando a formação de grupos informais, aqueles que surgem espontanea- mente e certamente influenciam a produtividade nas organizações. As teorias das relações humanas evoluem associando outros concei- tos, como o de cultura organizacional, entre outros.
    Na Alemanha, sociólogos como Max Weber, observando as sig- nificativas mudanças nas estruturas sociais, políticas e de poder, por meio de divisões e fusões de territórios, alterando a geopolítica europeia com o surgimento de novos países associados à queda de alguns reinos, principados e a consolidação dos parlamentos , fortalecem o conceito de democracia. Com isso, surge a preocupa- ção de estudar a questão da gestão de países e governos, associada à

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    expansão das cidades, à oferta de serviços públicos e à necessidade de implantar infraestrutura suficiente para suportar as demandas dos cidadãos. O modelo proposto para administrar uma entidade pública, que deve ter uma visão de longo prazo, deve ser composto por estruturas, processo, cargos e funções impessoais, independen- temente de quem é o mandatário máximo e de quem está ocupan- do cada cargo. A clara definição de cargos, funções e procedimen- tos de forma rígida gerou os fundamentos da Escola Burocrática. Os membros dessa escola entenderam que essa era a forma mais adequada para a troca de poder entre pessoas diferentes e, por vezes, de diferentes correntes de pensamento.
    Essas e outras escolas do pensamento administrativo, associadas à evolução do pensamento, das ciências, da tecnologia e ao com- portamento das pessoas, passaram a exigir novas formas de pensar, gerir e visualizar as organizações em um ambiente complexo, que resultou no pensamento sistêmico por meio da Teoria Geral dos Sistemas, gerando a Escola Sistêmica da Administração.

    1.2 A Teoria Geral dos Sistemas
    No início do século XX, os estudiosos de diversas áreas buscavam um modelo que permitisse a compreensão de problemas complexos em ambientes cada vez mais complexos. E o que é a complexidade?
    De acordo com o pensamento sistêmico, tudo é complexo. Qualquer situação tem inúmeras causas e produz inúmeros efeitos. A complexidade indica o grande número de problemas e variáveis presentes em uma situação. Para Maximiano (2017), é a condição normal que as organizações e os administradores devem enfrentar. Quanto maior o número de problemas e variáveis, mais complexa será a solução.
    Problemas e situações complexas são aqueles que possuem muitas causas e variáveis. No dia a dia, parecem ser situações simples, quando na verdade não é possível perceber todo o

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    conjunto de elementos ou as diferentes consequências resultantes de determinadas ações.
    Um dos precursores da Teoria Geral dos Sistemas foi Friedrich Hegel, que formulou os seguintes preceitos relativos à natureza de sistemas:
    O todo é maior que a soma das partes.
    O todo define a natureza das partes.
    As partes não podem ser entendidas estudando o todo.
    As partes são dinamicamente relacionadas ou interdependentes.
    Ludwig von Bertalanffy, biólogo alemão, um dos pesquisadores que participaram do desenvolvimento da Teoria dos Sistemas com base em diversos outros estudos e autores, foi o grande pensador e propagador da Teoria Geral dos Sistemas ou Teoria Sistêmica.
    A Teoria Sistêmica surgiu com base em observações de seres vivos, suas estruturas e funções, e contribuiu para integrar correntes de pensamento antagônicas, como a escola científica e das relações humanas, por meio de um modelo que busca visualizar a organiza- ção como um todo, ou seja: estruturas, máquinas e pessoas.
    Bertalanffy (1975) relata em sua obra que quando iniciou suas pesquisas, por volta de 1930, a biologia debatia-se em uma séria con- trovérsia: modelo mecanicista ou vitalista? Mecanicista é o método de estudo de organismos vivos em partes e processos parciais: um organismo como um conjunto de células, a célula como um grupo de coloides e moléculas orgânicas. Não havia a preocupação de or- ganização, regulação dos organismos como um todo. O vitalismo, por sua vez, tentava explicar pela ação dos fatores anímicos, crença que atribui alma às plantas, aos objetos e aos fenômenos da natu- reza. Portanto não havia estudos e métodos que visualizassem os organismos como um todo, estudava-se apenas partes de seres vivos ou a “alma” deles. O enfoque sistêmico tornou-se a melhor forma de

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    estudar e compreender os organismos e as relações entre as diversas espécies existentes.
    A abordagem mecanicista deixava de responder a inquietantes questões sobre como o todo atuava; surge, então, a filosofia do mecanicismo orgânico, que associava o organismo e suas partes, gerando a concepção organísmica de Claude Bernard, na França. Como essa inquietação acontecia em todo o mundo, ideias seme- lhantes estavam evoluindo em diversos países, com diferentes ori- gens e pesquisadores.
    Apresentada em algumas revistas e congressos científicos, após a Segunda Guerra Mundial, a Teoria Geral dos Sistemas foi vista com desconfiança por parte da comunidade científica, sendo considera- da presunçosa para alguns e trivial para outros.
    Em 1953, Bertalanffy recebeu uma correspondência do eco- nomista inglês Kenneth Boulding comentando ter concluído tese semelhante, partindo da economia e das ciências sociais, e não da biologia, chamada de Teoria Empírica Geral, aderindo, em seguida, ao termo Teoria Geral de Sistemas (BERTALANFFY, 1975, p. 29).
    Após as trocas de correspondências e as reuniões, foi cria- da, durante a reunião anual da Associação Americana para o Progresso da Ciência, em 1954, a Sociedade da Teoria Geral dos Sistemas, no Stanford Center for Advanced Study, por meio do Behavioral Sciences. Os fundadores foram Ludwig von Bertalanffy, Kenneth Boulding, Ralph Gerard e Anatol Rapoport. Em 1956, com o ingresso de James Grier Miller, foi transforma- da em American Association for Advanced of Science (AAAS Associação Americana para o Avanço da Ciência) e, mais tarde, passou a se chamar Sociedade de Pesquisa Geral de Sistemas, tendo os seguintes propósitos: pesquisar conceitos, leis e mo- delos em várias áreas e segmentos e disseminar as informações; estimular a criação de modelos teóricos nos campos onde não

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    existiam; e reduzir a duplicação do esforço teórico mediante a in- tensificação da comunicação entre seus membros e especialistas.
    Em 1988, essa associação passou a ser chamada de International Society for the Systems Sciences (ISSS Sociedade Internacional da Ciência dos Sistemas), e atua até hoje.
    Dessa forma, a Teoria Geral de Sistemas passou a ser aplicada em diversas áreas do conhecimento, derivando um conjunto de novas tendências:
    Na matemática, enunciando os sistemas em geral e as subclasses.
    A computação como forma de modelar ou definir sistemas para computadores e processamento de dados.
    A teoria dos conjuntos, as propriedades gerais dos sistemas abertos e fechados, tratados como axiomas.
    A teoria dos compartimentos, que considerava que um sis- tema pode ser composto por subunidades, inicialmente de grande dificuldade de projetar, solucionada pelas teorias dos conjuntos e dos gráficos.
    A teoria dos gráficos elaborou estruturas relacionais represen- tadas em um espaço topocológico; na matemática, vincula-se à álgebra das matrizes, contendo subsistemas, associando-se à teoria dos sistemas abertos.
    A teoria das redes, ligada à teoria dos conjuntos, dos gráficos e outras, tendo como exemplo as redes nervosas.
    A cibernética, uma teoria dos sistemas de controle baseada na comunicação, na troca de informação entre o sistema com o ambiente, na parte interna do sistema e na realimen- tação do processo.
    Fundamentalmente, a proposta da Teoria Geral dos Sistemas era estabelecer uma plataforma de pensamento científico na qual

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    conhecimentos diferentes pudessem ser integrados. Outra impor- tante contribuição foi integrar as diversas áreas do conhecimento humano à noção de sistemas, sobre ou supersistemas e subsistemas, permitindo pensar em diversos níveis ao mesmo tempo.
    Assim, o conceito holístico proposto inicialmente por Hegel o todo representa mais do que a soma das partes demonstra a ideia de que um conjunto de elementos interligados formam um todo com identidade e características próprias que não são encontradas na soma dos elementos que o compõem.
    1.2.1 Principais teorias envolvidas com o enfoque sistêmico
    Algumas teorias que contribuíram e estabeleceram sinergia com a Teoria Geral dos Sistemas, conforme Maximiano (2017), são:
    Gestalt (Teoria da Forma) o psicólogo alemão Max Wertheimer a definiu em 1924: há todos ou totalidades cujo comportamento não é determinado por seus elementos indi- viduais. Ao contrário, os processos-parte é que são determi- nados pela natureza intrínseca do todo. A teoria da Gestalt espera poder definir a natureza desses todos.
    Principais fundamentos: o todo é maior do que a soma das partes. As propriedades das partes são definidas pelo todo a que pertencem.
    Cibernética o matemático norte-americano Norberet Wiener, que participou de projetos de mísseis inteligentes e autocontrolados na década de 1940, inspirou-se no modelo de autocontrole dos seres vivos.
    Principais fundamentos: a informação é a base do controle dos sistemas; o autocontrole de um sistema depende de infor- mações sobre seu objetivo e sobre seu próprio desempenho.

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    1.2.2 Conceito de sistema
    Observando o desenvolvimento da Teoria Geral de Sistemas, o conceito de sistema surge sob o prisma de cada autor, em função da área básica de atuação, como se observa a seguir:
    “Sistema é um conjunto de elementos interativos e relacio- nados cada um ao seu ambiente de modo a formar um todo” (SILVA, 2001, p. 352).
    “Sistema é um todo complexo ou organizado; é um conjun- to de partes ou elementos que formam um todo unitário ou complexo” (MAXIMIANO, 2002, p. 356).
    “Sistema é qualquer entidade conceitual ou física, composta de partes inter-relacionadas interatuantes ou interdependen- tes” (HANIKA, 1974, p. 18).
    Ao conceito de Hanika, Caravantes, Panno e Kloeckner (2006,
    p. 147) acrescentam: “[...] dotada de um objetivo”.
    Sem a pretensão de criar nenhum conceito novo, baseando-se nos anteriores, pode-se conceituá-lo da seguinte maneira:

    Sistema é algo composto por um conjunto de com- ponentes independentes que interagem entre si e têm um objetivo comum.
    Para Senge et al. (1997, p. 84), “sistema é um todo percebido, cujos elementos mantêm-se juntos porque afetam continuamente uns aos outros ao longo do tempo e atuam para um propósito co- mum”. A palavra deriva do verbo grego sinustánai, que originalmen- te significa “fazer ficar juntos”.
    Analisando esse e os demais conceitos, inferem-se alguns princí- pios básicos de sistema. Um ser humano, por exemplo, é composto

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    por diversos subsistemas (partes), como os sistemas respiratório, circulatório e outros, os quais são compostos por órgãos, como pul- mão e coração, que são compostos por tecidos, que, por sua vez, são compostos por células, e assim por diante. Fica clara, assim, a neces- sidade de utilizar o conceito de subsistemas a cada nível decomposto e também a questão de serem um conjunto de elementos. Estes rela- cionam-se entre si, interagem, trocam informações e matérias, com um objetivo em comum: manter o ser vivo em plenitude.
    1.2.3 Hierarquia de sistemas
    Hierarquia é o conceito que exprime a divisão de um problema grande e complexo (sistema) em problemas menores (subsistemas).
    Subsistema: é um sistema integrado a outro sistema maior.
    Supersistema: é um sistema que integra diversos subsistemas e sistemas.
    Figura 1 Hierarquia dos sistemas
    Sobre ou supersistema
    Sistema
    Subsistema
    Fonte: Alves, 2012, p. 21.
    1.2.4 Componentes de um sistema
    Todo sistema é composto por partes que interagem entre si para atingir um objetivo comum. Os sistemas, em sua grande maioria, são abertos, trocam recursos com o ambiente. A Figura 2 permite melhor compreensão sobre o processo dos sistemas; na sequência, apresenta-se cada parte do sistema.

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    Figura 2 Componentes de um sistema (senso comum)
    Objetivos
    Entradas
    Saídas
    Controle e avaliação
    Processo
    de transformação
    Retroalimentação

    Fonte: Elaborada pelos autores.
    Entrada (input): composta pelos elementos que permitirão a operação do sistema, como energia, matérias-primas e outros.
    Processamento ou transformação (throughput): proces- sos de conversão dos insumos nos resultados do sistema. Todos os sistemas têm metas a atingir, transformando en- tradas em saídas.
    Saídas (outputs): produto resultante do processo de transfor- mação, cujo foco é o objetivo do sistema.
    Retroalimentação (feedback): informação sobre todos os as- pectos que envolvem o sistema, as entradas, a transformação e a saída, com o objetivo de avaliar o desempenho e aprimorar permanentemente o processo.
    Entropia: tendência que os organismos têm para a desagre- gação. Os sistemas fechados tendem à força da entropia, que cresce até parar o sistema inteiro. Já no sistema aberto a en- tropia pode ser interrompida, transformando-se em entropia negativa ou homeostase.
    Homeostase: antagônica à entropia. Nos organismos huma- nos, por exemplo, quando há algo que tende a interromper o sistema, como uma doença, o organismo reage com o objetivo de retornar o sistema à normalidade, produzindo anticorpos e outros elementos corretivos para tal ocorrência.


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