Curso Online de GESTÃO DOCUMENTAL

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Este curso aborda os principais aspectos relacionados com a GESTÃO DOCUMENTAL

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Este curso aborda os principais aspectos relacionados com a GESTÃO DOCUMENTAL

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  • Técnicas de
    Arquivamento

  • PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO

    PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO

    ARQUIVO - Significado

    Raiz ARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio do governo;
    Verbo ARCHEION => local de guarda, depósito;
    Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)

  • Antigüidade  Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C;
    Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os documentos"

    Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso restrito do governo (final do século XVIII)

    Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.

    ORIGEM

  • Gestão documental

    Gestão documental

    O que é?
    Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

  • PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO

    PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO

    (BELLOTO, 1991)

    Comparação entre Arquivo e Biblioteca

  • PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO

    PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO

    1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA

    2º TERRITORIALIDADE

    3º TEORIA DAS 3 IDADES

    Observa a origem da documentação

    Observa a localização geográfica da documentação

    Consiste no Ciclo de vida documental:

    Documentos Correntes: consulta freqüente
    Documentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando eliminação ou recolhimento permanente
    Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e informativo; preservado em definitivo

  • CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    (PAES, 2002)
    QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
     Públicos: Federal / Estadual / Municipal
     Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Ongs
     Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Companhias
     Familiais ou Pessoais

  • CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
     Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqüente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso
     Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com freqüência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória
     Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

  • CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
    Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
    Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários)
    Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes)

  • CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

    4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
     Especial: guarda dos documentos segundo o formato físico ou suporte
    Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte

  • CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS

    CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS

    ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO

    É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização

    É descentralizado: encontra-se próximo
    a estação de trabalho com
    moderado indice de utilização

    Os documentos ficam armazenados em
    pastas ou caixas

    QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO


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  • PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO
  • CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
  • CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
  • QUANTO ÀS ATIVIDADES
  • O que toda Organização produz independente de seu tamanho ou tipo de negócio?
  • Etapas da geração de informações e documentos
  • SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESAS PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
  • GESTÃO DOCUMENTAL
  • ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
  • TTD – ELABORAÇÃO
  • TTD - ELABORAÇÃO
  • TTD - Aplicação
  • TTD - UFMA
  • TTD - UFPB
  • NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
  • CONCLUSÃO