Curso Online de PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS INTENSIVO

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Conceitos, objetivos e justificativas

Conceituação
São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais,
objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. Eventos especiais
Conceituação
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).

Conceitos, objetivos e justificativas

Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento.
Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento.
Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
Quando o evento será realizado?
Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento.
Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

AS FASES DE UM EVENTO

O desenvolvimento de um evento

Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de
três fases distintas:
Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.
Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.
Todos os eventos são concebidos por:
Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento.
Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na área médica.

O desenvolvimento de um evento

Pré-evento
Contratação da organizadora de eventos:
Definição de critérios de avaliação e seleção.
Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;
Estrutura administrativa e recursos técnicos;
Espaço físico;
Situação econômica;
Recursos auxiliares;
Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:
Coordenação e planejamento das atividades;
Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;
Contratação,coordenação e controle dos fornecedores;
Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;
Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;
Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;

O desenvolvimento de um evento

Confirmação de convidados;
Banco de dados;
Documentação oficial;
Inscrições e adesões,entre outros.

Processo de escolha por licitação ou indicação.
Contratos
Parceria ou risco:
Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a
remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as
partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe
contrato para eventos considerados seguros.
Remuneração fixa:
Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado
em eventos de curta e média duração.

O desenvolvimento de um evento

Misto:
Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados
em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à
remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de
resultados financeiros alcançados no evento.

Comissão organizadora:
É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.
Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas, técnica, cerimonial e protocolo e segurança.

O desenvolvimento de um evento

O pré-projeto:
Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de
cenário:
Históricos de eventos realizados;
Quem é o seu cliente?;
Que se espera do evento?

O projeto:
Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e
específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem
alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e
indicar como serão avaliados seus resultados.

O desenvolvimento de um evento

Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:
O que?
Como?
Quando?
Quanto?

A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento.
Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição
dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de
qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.

Tipologia e título do evento:
O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura,
o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.

O desenvolvimento de um evento

A cidade:
Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-
alvo, são eles:
Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros;
Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;
Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;
Eventos paralelos e serviços auxiliares;
Atrações turísticas;
Conveniências dos patrocinadores;
Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;
Órgão públicos: apoios pertinentes.