Curso Online de Gestão de Projetos

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Este curso tem o propósito de fornecer conceitos que permeiam a atividade de qualquer profissional que pretende utilizar um método ágil e estruturado de gerenciamento de projetos. Para isso, foi utilizada a experiência técnica e teórica do Project Management Institute (PMI), que, desde os anos 1960, fomenta e articula a área de projetos com o desenvolvimento e compartilhamento de conhecimentos para a eficiência e eficácia do planejamento e execução de projetos.

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  • Gestão de Projetos

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    Gestão da integração e escopo
    Eficiência e eficácia não são questões do acaso. Desde 1908, quando o primeiro Ford foi colocado em circulação e comercializado, observa-se que, além de uma ideia original, há muita estratégia em meio ao processo de fabricação, custeio e entrega final.
    Mais de seis décadas se passaram desde a execução desse projeto de quatro rodas e o aprendizado acumulado nas empresas trouxe à tona um novo conceito, o qual mostra que há métodos que podem auxiliar no planejamento, organização, liderança e controle de um projeto, independentemente de sua abrangência e proporções, seja a construção de um automóvel, o desenvolvimento de uma nova vacina, ou até o plano de construir um foguete ou mesmo habitações na Lua.
    Não importa qual seja o plano em questão, um gestor deve ter em mãos um aparato conceitual, organizado em uma sequência de atividades que possa orientá-lo a liderar um grupo de pessoas, disposto a transformar uma ideia em algo concreto.
    Neste capítulo, você vai conhecer os enunciados das etapas do modelo criado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) e descrito no manual denominado Guia PMBOK (PMI, 2017), o qual propõe a descrição de etapas que envolvem dez áreas de gerenciamento.

    1.1 Introdução do conceito de gestão de projetos
    O conceito de gestão de projetos parte da junção de duas definições: gestão e projeto. A primeira vem do latim gestio, que significa “o ato de articular e administrar” e também tem sua origem

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    Gestão de Projetos
    em gerere, “levar, conduzir, realizar”. Segundo Kerzner (2014), ela pode orientar uma empresa na gestão de uma ideia a fim de tratá-la como um projeto, com o auxílio de um método planejado, organizado, controlável e mensurável.
    A segunda palavra é projeto, que significa “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único” (PMI, 2017, p. 3). Tal ação de natureza temporária não é sinônimo de rapidez ou brevidade, mas de determinação do encerramento, e isso pode ser relativo, sendo alguns curtos e outros longos. Essa condição de tempo faz com que se crie, por parte das pessoas envolvidas, uma articulação entre o propósito, as táticas necessárias e o prazo para conclusão.
    Além desse ponto de vista, Kerzner (2014, p. 17) afirma que “as empresas que adotaram uma filosofia e uma prática maduras de gerência de projetos demonstram mais capacidade ao sucesso na corrida pelo mercado”. Isso significa que essa capacidade de sucesso se dá por meio da eficiência no uso dos recursos aplicados diante de um novo projeto. Ainda segundo o mesmo autor, uma empresa que dirige seus projetos de forma organizada e documentada pode compartilhar conhecimentos provenientes de erros e acertos, que poderão ser usados em planejamentos futuros.
    Diante disso, é possível conceituar gestão de projetos como:
    a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. Realizado através da aplicação e integração de 47 processos, agrupados em cinco grupos, que são: a iniciação; o planejamento; a execução; o monitoramento e controles; e, o encerramento. (PMI, 2017, p. 5)
    Um projeto bem executado, ao ser concluído, pode gerar resultados que impactam a eficiência e a eficácia da organização, consequentemente trazendo resultados positivos para a empresa.

  • Gestão da integração e escopo
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    Quadro 1 Exemplos de resultados de projetos bem executados
    Fonte: Adaptado de PMI, 2017, p. 3.
    Os resultados de um projeto deverão atender a um objetivo central, determinado e compartilhado de maneira formal, além de apontar os recursos a serem empreendidos para a conclusão do projeto. No entanto, em cada etapa, a empresa pode adquirir resultados e conhecimentos que variam de acordo com as etapas do processo (planejamento, produção e qualidade), as quais permitem uma visão do todo ao gestor (PMI, 2017).
    Para que isso aconteça, é necessário entender de que forma se dá a integração de um projeto e as suas variáveis mais importantes. Em seguida, o gestor deverá especificar o escopo do projeto, o que vai transparecer os alcances e limitações, servindo de base para a mensuração e controle. Desse modo, um gerenciamento pode ser uma composição de áreas essenciais, conforme apresentado na Figura 1.

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    Gestão de Projetos
    Figura 1 As dez áreas essenciais do gerenciamento de projetos

    Aquisições

    Recursos

    Comunicações

    Risco

    Cronograma

    Relacionamento entre as partes interessadas

    Integração

    Escopo

    Custos

    Qualidade
    Fonte: Adaptada de PMI, 2017, p. 61.
    De forma geral, as etapas servem para apoiar o gestor e sua equipe a verificarem, constantemente, o desenvolvimento do projeto. Segundo o PMI (2017), a etapa de integração acontece quando se inicia o esboço das atividades que irão compor o projeto, necessárias para atingir o propósito central. O escopo vai apontar a abrangência e delimitação do projeto, como as tarefas que deverão ocorrer e as que não serão atendidas.
    Já os custos se referem ao orçamento e às estimativas de valores das atividades, insumos e outros serviços; a qualidade refere-se a dois requisitos: a qualidade do gerenciamento do projeto e a qualidade daquilo que será o cerne, como um produto, um serviço ou um novo processo de produção.
    As aquisições, por sua vez, tem a ver com tudo que está relacionado a compras; os recursos são divididos em três tipos: humanos, financeiros e infraestrutura, que serão ocupados para a execução das atividades. A etapa de comunicação refere-se a toda e qualquer informação que irá circular durante o ciclo inteiro do gerenciamento; e a etapa de riscos é essencial para que um gerente consiga tomar decisões assertivas diante de um problema. Nessa etapa, são apresentados possíveis eventos que possam interferir na eficiência do projeto.

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    O cronograma servirá a todos como um painel de monitoramento das atividades que estão planejadas e das que estão ocorrendo. Por fim, tem-se a etapa de relacionamento entre as partes interessadas, em que são compartilhadas informações e expectativas entre todos os participantes diretos e indiretos do projeto (PMI, 2017).
    Essas etapas servem para que haja uma visão específica e detalhada em conformidade com as possíveis variáveis que podem afetar o resultado de um projeto. Com elas, um gestor terá maior controle com relação ao que ocorre e pode agir com precisão e velocidade no caso de ajustes de um plano.

    1.2 Definição de integração em projetos
    A integração em projetos é a etapa inicial, que servirá de base para tudo que ocorrer nas próximas etapas. De acordo com o PMI (2017, p. 63), essa fase “inclui escolhas sobre alocação de recursos, concessões entre objetivos e alternativas conflitantes e de gerenciamento da dependência mútua entre as áreas de conhecimento”. Ela fornece ao gestor uma visão geral do que irá ocorrer e serve para avaliar as demais etapas, segundo os critérios estipulados.
    Desse modo, gerir um projeto não é uma iniciativa aleatória, mas sim algo dotado de parâmetros e regras. De acordo com Carvalho e Rabechini Júnior (2015), a primeira fase de um projeto consiste em alinhar a integração, que se refere aos processos e atividades que identificam, definem, combinam e articulam as tarefas diante dos grupos e equipes designadas. Além desses propósitos, segundo o PMI (2017), uma integração requer comunicação e ações que unifiquem as pessoas em prol de um resultado central.
    Uma integração bem gerenciada deve ser um indicador dos processos determinados pela equipe gestora, a qual vai orientar o andamento das atividades de maneira geral (VARGAS, 2014).

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    Gestão de Projetos
    Para se ter uma ideia concisa sobre o papel da integração em projetos, o PMI (2017) propõe elementos que deverão compor o planejamento e a operação (Figura 2).
    Figura 2 Elementos de integração de um projeto
    Termo de abertura e plano de gerenciamento
    Documental
    Formal
    Orientação e controle
    Treinamento
    Indicadores
    Ajustes
    Comunicação
    Execução e Encerramento mudanças
    Documental
    Formal
    Fonte: Adaptada de PMI, 2017, p. 63.
    Esses elementos são compostos por características devem obedecer ao propósito de integrar as pessoas relacionadas ao projeto para que haja engajamento com o andamento das ações (VARGAS, 2014). Por isso, é necessária a formalização, a documentação de registros e o compartilhamento das informações, além da intervenção do gestor quando forem necessários ajustes no cronograma ou nas atividades; tudo sem impactar o objetivo central.
    Conforme Kerzner (2014, p. 30), a integração pode ser subestimada em alguns casos, pois “a falta de convencimento dos executivos é a razão maior pela qual, em algumas empresas, a gestão de projetos poucas vezes consegue atingir todas as suas potencialidades”. Isso ocorre quando a empresa é analisada de maneira superficial, com dados de lucros e vendas. No entanto, Kerzner e Saladis (2011) indicam habilidades e atitudes dentro de gestão de projetos que apontam fatores específicos de sucesso ou fracasso, com um nível de detalhamento muito acima do controle por duas variáveis (vendas e lucro).
    No momento em que a integração é consolidada e são definidos os padrões, critérios, formas de articulação e, principalmente, a determinação do profissional que irá conduzir e responder pelo projeto, busca-se a descrição da etapa de escopo do projeto, a qual propõe um enquadramento daquilo que é possível ser alcançado

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    de acordo com os recursos financeiros, humanos e infraestrutura disponíveis, bem como o tempo que será destinado a cumprir todas as etapas para a conclusão. Portanto, essa etapa deverá apresentar a abrangência e as limitações do projeto.

    1.3 Especificação do escopo de um projeto
    A fase de especificação do escopo de um projeto trata de definir as metas que deverão ser alcançadas com os esforços, recursos e tempo determinados. Conforme Meredith e Mantel (2003 p. 131), o escopo deverá conter “uma afirmação de metas do projeto, uma breve explanação de seu interrelacionamento com as metas da empresa, uma descrição da estrutura gerencial que será usada para o projeto e uma lista dos fatos marcantes do cronograma do projeto”.
    Essa etapa se torna mais relevante na medida em que esclarece tudo que o projeto abrange, tudo o que nele está incluído e o que não está. De acordo com Dinsmore (2014), o sucesso do projeto não está diretamente relacionado ao objetivo traçado, mas à forma com que se executa o plano e também às expectativas geradas por todos os envolvidos.
    Para se determinar o escopo, leva-se em consideração os recursos disponíveis, que podem ser divididos em três categorias: financeiros, humanos e físicos. Eles apontam a capacidade da empresa de assumir determinados objetivos diante, respectivamente, do orçamento disponível, da equipe de profissionais e conhecimentos técnicos que apresenta, e dos equipamentos necessários. Diante disso, um projeto passa a ser delineado segundo o potencial que a empresa dispõe; caso contrário, deverá buscar apoio ou parceria para atender as demandas (MEREDITH; MANTEL, 2003).
    Pesquisas mostram que, caso não seja levada em consideração essa fase do projeto, a tendência é que a missão fracasse. Meredith e Mantel (2003), pesquisando situações de fracasso, identificaram que

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    Gestão de Projetos
    a primeira causa foi a indisponibilidade dos recursos necessários à execução plena do objetivo central.
    O Quadro 2 apresenta as oito falhas mais comuns, as quais poderiam ter sido evitadas no caso de delimitação dos propósitos, de acordo com a centralidade do projeto.
    Quadro 2 Principais falhas ocorridas em projetos segundo a explicação de gerentes
    Fonte: Adaptado de Meredith; Mantel, 2003, p. 92.
    Essas e outras falhas podem ser resultado de um escopo mal definido, ou ainda, pouco gerenciado pelo responsável do projeto. Segundo Kerzner (2014), as melhores práticas e resultados são baseadas em equipes de alto desempenho, em razão do engajamento e comprometimento com os propósitos (metas) que foram estabelecidos dentro do planejamento.
    Meredith e Mantel (2003) apontaram como habilidades essenciais para um gerente de projetos: a comunicação interpessoal, a capacidade de se organizar, a construção de uma equipe com as pessoas certas, a delegação e o comando dos processos, a capacidade

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    de gerenciar conflitos e o conhecimento técnico relacionado ao objetivo central.
    Cabe ao gestor ter, além dessas habilidades, a iniciativa contínua de exposição das expectativas e resultados esperados, e, no decorrer da execução, apresentar as tarefas concluídas, para que todas as pessoas envolvidas possam se manter orientadas com relação às suas responsabilidades e compartilhem seus esforços em busca de um resultado coletivo (KERZNER, 2014).
    Esses esforços também deverão estar em equilíbrio com o tempo disponível para a execução das tarefas. Por isso, as metas estipuladas devem ser explícitas a fim de apontar a eficiência de cada passo do gerenciamento e atender as expectativas das pessoas envolvidas, seja direta ou indiretamente.

    Considerações finais
    Pensar em um projeto novo e colocá-lo para funcionar não é uma tarefa simples. Conforme os exemplos de falhas e os delineamentos do método proposto pelo PMI, trata-se de uma função dentro da empresa, a qual pode gerar resultados de novos produtos e serviços, bem como aprendizados e conhecimentos, resultando em uma empresa que aprende e cresce com seus desafios. Isso se torna tangível na medida em que algumas etapas são construídas e apresentam uma forma documentada de controle. De acordo com o estudado neste capítulo, as etapas de integração e escopo são iniciais e acompanharão todo o processo até o encerramento.
    Além disso, o método propõe que sejam determinadas as inter-relações das diversas fases para otimizar os esforços e tempo de execução das tarefas. Para que haja essa articulação e o funcionamento eficiente e eficaz, um projeto deverá ter um líder que possa representar todos os profissionais designados e seja capaz de fazer as articulações necessárias.

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    Diante do delineamento do plano e do uso eficiente dos recursos disponíveis, a chance de sucesso na conclusão de um projeto aumenta; ao mesmo tempo, as possíveis falhas e riscos diminuem.
    Por fim, começar um projeto com um roteiro em mãos possibilita maior controle, proporcionando ajustes quando necessário, de maneira pontual e rápida. Assim sendo, um método de gerenciamento de projetos passa a se tornar um diferencial para a empresa que busca aumentar a eficiência e eficácia de sua gestão, e implantar novas ideias utilizando uma ferramenta formal e acessível.

    Ampliando seus conhecimentos
    PROJECT Management Institute PMI Brasil. Disponível em: https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUS/ WhoareProjectManagers.aspx. Acesso em: 21 out. 2019.
    Para conhecer mais sobre as melhores práticas e alguns exemplos de gestão de projetos bem executados, além de saber o que faz um gerente de projetos, no site do Project Management Institute PMI Brasil, há informações muito úteis a respeito do tema. Nesta página, há uma descrição detalhada de quem é e como atua um gerente de projetos.

    Atividades
    Um projeto que não tenha um escopo claro e definido pode gerar falhas. Cite e comente duas falhas que podem ocorrer em razão da má elaboração ou da ausência dessa fase.
    A integração de um projeto requer que alguns elementos estejam presentes em um plano; mas, para que haja a integração, é necessária a formalidade de alguns documentos. Aponte dois argumentos que justifiquem essa necessidade.


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