Curso Online de COMPETÊNCIAS EM ARQUIVOLOGIA

Curso Online de COMPETÊNCIAS EM ARQUIVOLOGIA

Este curso apresenta as principais competências em Arquivologia

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Este curso apresenta as principais competências em Arquivologia

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  • O Arquivo

  • O ARQUIVO

    Ter um arquivo nas devidas condições é muito importante nas empresas, devido à grande quantidade de documentos que um negócio produz.

    A sua funcionalidade também se deve ao facto de ter gradualmente passado a ser um local onde se armazenam os papéis, que se transformou num importante instrumento de consulta.

  • O ARQUIVO

    Um sistema de arquivo deve cumprir três funções:

     reunir, de forma organizada, toda a documentação que a empresa produz;

     guardar material de forma segura (da humidade, pó, desgaste, etc);

     quando for necessário, permitir que se possa ter o material o mais rapidamente disponível.

  • O ARQUIVO

    O Local para o Arquivo

     boa resistência do piso;

     se possível luz natural/iluminação artificial adequada;

     não deve ter humidade;

     boa ventilação;

     humidade relativa de 40%

     instalação eléctrica protegida;

     mobiliário adequado;

     espaço suficiente para a deslocação do utente.

  • O ARQUIVO

    O Arquivo de acordo com os documentos

    Arquivos activos – guardam-se os documentos de grande circulação, que ainda estão em período operacional, cujo conteúdo ainda está à espera de resposta, ou ao qual se faz referência com regularidade.

    O tipo de arquivo adaptar-se-á a eles, e portanto os documentos activos ficarão colocados em arquivadores ou em armários de acesso fácil para a secretária, dado que o seu uso será frequente.

  • O ARQUIVO

    Arquivos semiactivos – embora a documentação já tenha sido processada e se tenha obtido uma resposta, tem de se continuar a guardar, porque é provável que seja alvo de alguma consulta, embora com menor frequência.
     

  • O ARQUIVO

    Arquivos passivos ou inactivos – neste caso, o documento que se guarda já foi dado como encerrado e só se consultará se se precisar de uma informação muito precisa.

    Considera-se que um arquivo é passivo quando se lhe faz referência pelo menos 10 vezes ao ano. A partir desse prazo, o seu arquivo é considerado definitivo.

  • O ARQUIVO

    A transferência – passado algum tempo, a documentação perde actualidade e não devem dificultar a consulta de documentos mais recentes que mantêm a validade. Ao acto de passar a documentação do arquivo activo para o semi-activo e deste para o passivo chama-se transferência.

    É frequente as empresas organizarem uma transferência por período (mensal, bimensal, trimestral, etc).

  • O ARQUIVO

    A expurgação – uma vez cumprido o prazo legal de conservação, todos os documentos têm de ser seleccionados; a esta acção dá-se o nome de expurgação. Assim, só os documentos que conservarem algum interesse continuarão a ser arquivados, os restantes são destruídos.

  • O ARQUIVO

    A documentação do Arquivo

    Arquivo Activo:
    Correspondência de Entrada (cartas de informação, cartas de documentação, cartas de gestão, cartas pessoais);
    Correspondência de Saída (cartas respondidas, cartas à espera de resposta).

  • O ARQUIVO

    Arquivo Semi-activo:
    (correspondência, documentação do departamento pessoal, contratos de compra e venda, arrendamento, facturas, documentos contabilísticos, documentos fiscais, documentos bancários).


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