Curso Online de Gestão na Administração Eficaz do Tempo - Módulo 01

Gestão na Administração Eficaz do Tempo Módulo 01

Izaias de Souza Aguiar

Introdução a Administração do Tempo

Introdução:
A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispõe para suas atividades diárias devido à enorme carga de tarefas que tem para executar.
O que ocorre é que as pessoas quando aprendem em um curso acadêmico, ou mesmo ingressam de alguma forma em uma função, profissão, são sempre instruídas sobre “O que” fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia.
Não basta ser especialista no que se faz, é que preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho.

Como Administrar Melhor o seu Tempo

Como administrar melhor o seu tempo?
Tempo é das coisas mais indefiníveis e paradoxais: o passado já se foi, o futuro ainda não chegou, e o presente se torna o passado, mesmo enquanto procuramos defini-lo, e como se fosse um relâmpago, num instante existe e se extingue.
Na maioria dos casos, a análise revela que, com alguns ajustes, o indivíduo poderá produzir muito mais, com menos dispêndio de esforços. Chama-se “trabalho inteligente”.

Organize uma Agenda do Tempo

Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando. Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso é verdade. O princípio básico para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis!
Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e após isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu passasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais frequência e eficiência?

Organize uma Agenda do Tempo

Um outro aviso importante: Geralmente seus colegas de trabalho tem o costume de lhe passar material, assuntos e tarefas que não dizem respeito à sua atividade principal (ao seu foco).

Este tipo de material deve imediatamente ser retornado à pessoa que realmente deve dar continuidade.

Responda na própria correspondência e retorne imediatamente.

Organize uma Agenda do Tempo

Não deixe nada entulhando sua mesa ou caixa postal de e-mail. Sempre que possível evite dar respostas como: Vou ver e lhe retorno depois!

Assim que tiver um retorno lhe informo! Dê as informações necessárias já no momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha! Não atue como intermediário de nada.

Você Realmente Sabe como Usar Seu Tempo?

A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como ele vem sendo empregado.

Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, numa “tabela de tempo”, o resultado é surpreendente para estes indivíduos.

Você Realmente Sabe como Usar Seu Tempo?

Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:

Decisões sobre assuntos importantes;

Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;

Períodos de interrupções constantes;

Concentração em assuntos poucos importantes;

Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;

Você Realmente Sabe como Usar Seu Tempo?

Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;

Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.

Para efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário questionar o efetivo uso do mesmo.

Quanto Tempo Utilizar em Cada Tarefa?

Quanto tempo utilizar em cada tarefa?

A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho.

Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de projetos, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará bastante.

Dividindo seu Trabalho de Rotina em Lotes

Dividindo seu trabalho de rotina em lotes.

A divisão em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser chamados de "agrupamento". Processe as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente.