Curso Online de Secretariado Executivo II

Curso Online de Secretariado Executivo II

Nesta aula, você aprenderá sobre os Procedimentos a serem observados no dia a dia , como preparar a agenda, como organizar a Ata de reuni...

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Nesta aula, você aprenderá sobre os Procedimentos a serem observados no dia a dia , como preparar a agenda, como organizar a Ata de reunião, há também as dicas para um bom atendimento e aparência e técnicas de como receber e fazer telefonemas.

Graduada em LETRAS (formação em Língua Portuguesa, Inglesa e respectiva na Literatura). Professora em Língua Portuguesa, Espanhola, Inglesa e Libras (Língua Brasileira de Sinais)nas Escolas Estaduais de Minas Gerais. Especializada em Esporte e Atividades Físicas Inclusivas pela UFJF (Universidade Federal de Juiz de Fora).



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  • Secretariado Executivo II

    Secretariado Executivo II

    Marihá Firmino Almeida

  • Procedimentos a serem observados I

    Procedimentos a serem observados I

    Conhecer roteiros e solicitar reservas não é o suficiente. A secretária deve ampliar o seu conhecimento e ser capaz de fornecer ao executivo todo o suporte necessário para que a viagem seja um sucesso.

    Uma viagem é sempre constituída por um conjunto de detalhes, onde nada pode ser esquecido. Veja alguns procedimentos a serem observados:

  • Procedimentos a serem observados II

    Procedimentos a serem observados II

    Verifique com o executivo a data de início e término da viagem e preferência por hotéis, a fim de solicitar a reserva da passagem.
     
    Solicite informações sobre o tipo da passagem que você está comprando. Verifique se a entrega será feita um dia antes ou no mesmo dia, horas antes da viagem.
     
    Não se esqueça de conferi-las antes de entregá-las ao executivo.

    Você poderá reservar e adquirir a passagem e as reservas de hotéis diretamente com a companhia aérea ou com um agente de viagens.

  • Procedimentos a serem observados III

    Procedimentos a serem observados III

    Faça um roteiro de viagem, com todos os dados disponíveis. Entregue uma via ao executivo e mantenha outra com você.

    Anote todos os compromissos assumidos para a viagem. Em caso de viagem internacional, dependendo do país que o executivo irá visitar, será necessário o visto de entrada no país.
    Equipamentos, como notebooks, devem ser declarados junto à Polícia Federal, para que no retorno da viagem o executivo não tenha eventuais problemas.

  •  Procedimentos a serem observados IV

     Procedimentos a serem observados IV

    Antes da partida de seu executivo, você deve auxiliá-lo na organização da documentação que será usada durante a viagem.
     
    Forneça a ele os nomes das pessoas com as quais irá se encontrar, além do  endereço e o telefone delas.
     
    Portanto, é preciso ter muita atenção ao preparar a viagem do seu chefe, para que tudo corra bem e que o objetivo seja atingido.

  •  PREPARANDO A AGENDA DE COMPROMISSOS

     PREPARANDO A AGENDA DE COMPROMISSOS

    A agenda tem por finalidade organizar todos os compromissos assumidos pelo executivo e pela secretária.
     
    Para que a agenda funcione como um ponto de apoio tanto para a secretária como para o executivo, é necessário que os dois marquem um horário diário a fim de programar os novos compromissos e checar os antigos.
     
    Ao terminar o ano, não jogue sua agenda fora. Você poderá precisar de informações para o próximo ano.

  • COMPROMISSOS

    COMPROMISSOS

    Entre os compromissos que são agendados, estão as reuniões.
    Reunião é um método de ação social e administrativa que integra diversas pessoas em torno de um mesmo objetivo.
    Pode-se dizer que é uma técnica de trabalho em grupo, através da qual é possível haver integração entre os membros do grupo.

    O sucesso de uma reunião não depende apenas da atuação do executivo, mas sim de um conjunto de fatores.
     

  • PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS I

    PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS I

    Veja quais são os procedimentos a serem adotados:

  • ATA DE REUNIÃO I

    ATA DE REUNIÃO I

    A ata é o registro resumido de todas as ocorrências da reunião. Esta ata deve ser registrada em um livro próprio.
    Uma ata de reunião se divide em sete partes:
     

  • CLASSIFICANDO REUNIÕES I

    CLASSIFICANDO REUNIÕES I

    Embora existam diversos tipos de reunião, elas podem ser classificadas da seguinte forma:

  • CLASSIFICANDO REUNIÕES II

    CLASSIFICANDO REUNIÕES II


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